ระบบคลังวัสดุ รพ.สต. สังกัด อบจ.ร้อยเอ็ด

ขั้นตอนงานหลัก

เมนูในระบบ

เมนูด้านซ้ายของระบบแบ่งเป็นกลุ่มตามลักษณะงาน สารบัญของคู่มือนี้เรียงตามเมนูเดียวกัน

ส่วนต่าง ๆ ของหน้าจอ

เข้าสู่ระบบ / ออกจากระบบ

ใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเดียวกับระบบลงเวลาของ รพ.สต. ระบบจะเปิดเฉพาะข้อมูลคลังของหน่วยบริการตนเอง

1. เปิดเว็บไซต์ระบบคลังวัสดุ
2. กรอก ชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน หากต้องการดูรหัสผ่านที่พิมพ์ ให้คลิกรูปดวงตา ท้ายช่องรหัสผ่าน
3. คลิก เข้าสู่ระบบ หรือกด Enter
4. เมื่อเลิกใช้งาน คลิก ออกจากระบบ ที่มุมขวาบน

รับเข้า

บันทึกวัสดุที่ได้รับเข้าคลัง ยอดคงเหลือในสต็อกจะเพิ่มขึ้นทันทีหลังบันทึก

บันทึกรับวัสดุเข้าคลัง

1. คลิกเมนู รับเข้า ระบบเปิดแท็บ เพิ่มพัสดุเข้าคลัง ให้
2. กรอกข้อมูลตามตารางด้านล่าง ช่องราคารวมระบบคำนวณให้เอง
3. คลิก บันทึกรับเข้า แล้วคลิก ยืนยัน ในกล่องยืนยัน

ตรวจสอบ แก้ไข หรือลบรายการรับเข้า

1. คลิกแท็บ รายการวัสดุรับเข้า
2. หารายการด้วยตัวกรอง:
   • ค้นหา พิมพ์ชื่อวัสดุ ร้านค้า หรือเลขที่ใบส่งของ
   • กรองเดือน ดูเฉพาะเดือนที่เลือก
   • หมวดวัสดุ และ รายการวัสดุ ติ๊กเลือกได้หลายรายการ
   • คลิกหัวคอลัมน์เพื่อเรียงข้อมูล และคลิก ล้างตัวกรอง เพื่อเริ่มใหม่
3. ใช้ปุ่มท้ายแถว: แก้ไข, ตั้งจุดแจ้งเตือน (ดูหัวข้อถัดไป), ลบ

ตั้งจุดแจ้งเตือนวัสดุเหลือน้อย

วัสดุแต่ละชนิดใช้เร็วช้าต่างกัน จึงตั้งจุดแจ้งเตือนแยกรายวัสดุได้

1. ในแท็บรายการวัสดุรับเข้า หาแถวของวัสดุที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม ท้ายแถว
2. ในกล่อง ตั้งค่าแจ้งเตือนวัสดุ ใส่จำนวนในช่อง "แจ้งเตือนเมื่อเหลือน้อยกว่า (หน่วย)"
3. คลิก บันทึกการตั้งค่า ค่าใหม่ใช้กับวัสดุชื่อนั้นทุกล็อตราคา และหน้าสต็อกปรับป้ายเตือนตามทันที

นำเข้ารายการรับเข้าด้วยไฟล์ Excel

เหมาะกับการบันทึกรับเข้าหลายรายการพร้อมกัน เช่น ย้ายข้อมูลจากโปรแกรมเดิม (ไม่เกิน 2,000 แถวต่อไฟล์)

1. คลิกแท็บ นำเข้าด้วย Excel แล้วคลิก ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง
2. กรอกข้อมูลในไฟล์ตัวอย่าง โดยไม่สลับหรือลบคอลัมน์ (ดูตารางด้านล่าง) แถวที่ขึ้นต้นด้วย # เป็นคำอธิบาย ระบบข้ามให้
3. คลิก เลือกไฟล์ Excel เพื่อนำเข้า แล้วเลือกไฟล์
4. ตรวจตารางตัวอย่าง คอลัมน์ ผลตรวจสอบ แสดง เมื่อแถวถูกต้อง และแสดงสาเหตุสีแดงเมื่อแถวผิด
5. ถ้ามีแถวผิดแม้แถวเดียว ปุ่มยืนยันจะกดไม่ได้ ให้แก้ไฟล์แล้วเลือกไฟล์ใหม่ เมื่อถูกทั้งหมดให้คลิก ยืนยันการบันทึกข้อมูลนำเข้า

เบิกจ่าย

บันทึกการเบิกวัสดุให้ผู้ขอเบิก ระบบตัดยอดจากล็อตราคาที่เลือกทันทีหลังยืนยัน

บันทึกการเบิกวัสดุ

1. คลิกเมนู เบิกจ่าย ระบบเปิดแท็บ เบิกจ่ายวัสดุ ให้
2. กรอก วันที่เบิกวัสดุ, ผู้ขอเบิก (พิมพ์ชื่อ ระบบแสดงชื่อที่เคยบันทึกให้เลือก) และ ตำแหน่งผู้ขอเบิก
3. คลิก เพิ่มรายการ แล้วในกล่องที่เปิดขึ้น:
   • พิมพ์ชื่อวัสดุในช่อง "เลือกรายการ/พิมพ์ค้นหา" ระบบแสดงเฉพาะล็อตที่ยังมีของ พร้อมราคาและจำนวนคงเหลือ
   • คลิกเลือกล็อตที่ต้องการ ระบบแสดงหมวด รหัส หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และจำนวนคงเหลือ
   • ใส่ จำนวนที่ขอเบิก แล้วคลิก ยืนยันรายการ
4. ทำซ้ำข้อ 3 จนครบทุกรายการ ลบรายการที่ใส่ผิดด้วยปุ่ม ในตาราง
5. ตรวจยอดรวม แล้วคลิก ยืนยันการเบิก และ ยืนยัน ในกล่องยืนยัน

ประวัติการเบิกจ่าย

1. คลิกแท็บ ประวัติการเบิกจ่าย ระบบแสดงเป็นรายการ วันที่เบิก วันล่าสุดอยู่บนสุด และกางรายละเอียดของวันล่าสุดไว้ให้
2. แต่ละวันบอกชื่อผู้เบิก จำนวนผู้เบิก จำนวนรายการ และยอดรวม คลิกที่วันที่ เพื่อกางหรือพับรายละเอียด หรือใช้ปุ่ม กางทั้งหมด / พับทั้งหมด
3. รายละเอียดแยกตามผู้เบิก แสดงหมวด รายการ จำนวน ราคาต่อหน่วย และราคารวม
4. กรองด้วย ค้นหา (ชื่อผู้เบิกหรือชื่อวัสดุ) กรองเดือน หมวดวัสดุ หรือ รายการวัสดุ เมื่อค้นหา ระบบกางทุกวันที่พบให้
5. แก้จำนวน วันที่ หรือผู้เบิกด้วย และลบรายการด้วย
6. ปุ่ม พิมพ์ใบเบิกวันที่ ... ในแต่ละวัน พาไป หน้าพิมพ์ใบเบิก ของวันนั้นทันที

สต็อกคงเหลือ

ดูยอดวัสดุที่มีในคลังขณะนี้ และรายการที่ต้องจัดซื้อเพิ่ม

1. คลิกเมนู สต็อกคงเหลือ ด้านบนมีป้ายสรุปจำนวนรายการแต่ละหมวด พร้อมป้าย วัสดุเหลือน้อย และ วัสดุหมด
2. ตารางแสดง 1 แถวต่อ 1 ล็อตราคา วัสดุที่คงเหลือไม่เกินจุดแจ้งเตือนมีป้าย เหลือน้อย และวัสดุที่หมดมีป้าย หมด
3. แผง ต้องสั่งซื้อ ด้านขวารวมยอดทุกล็อตของวัสดุชื่อเดียวกัน แสดงรายการที่หมดก่อน ตามด้วยรายการที่ใกล้หมด เมื่อมีมากกว่า 8 รายการ คลิก "ดูทั้ง ... รายการ" ท้ายแผง
4. กรองด้วยช่องค้นหา หมวดวัสดุ หรือรายการวัสดุ แถบสรุปบอกจำนวนรายการและมูลค่ารวมตามตัวกรอง
5. คลิก Export to Excel เพื่อดาวน์โหลดเฉพาะรายการตามตัวกรองที่เลือกไว้

รายงานประจำเดือน

สรุปความเคลื่อนไหวของคลังในเดือนที่เลือก ใช้รายงานหัวหน้าหน่วยบริการหรือคณะกรรมการตรวจรับ

1. คลิกเมนู รายงานประจำเดือน แล้วเลือกเดือนในช่อง "เลือกเดือนที่ต้องการรายงาน"
2. คลิก ดูรายงาน
3. ตารางแรกสรุปแยกตามหมวด ตารางที่สองแสดงรายวัสดุทีละรายการ แต่ละตารางมียอด 4 ส่วน:
   • ยอดยกมา คงเหลือ ณ สิ้นเดือนก่อน
   • รับใหม่ รับเข้าในเดือนนี้
   • ใช้ไป เบิกจ่ายในเดือนนี้
   • คงเหลือ ยกไปเดือนถัดไป
4. คลิก Export รายงานประจำเดือน เพื่อดาวน์โหลดเป็นไฟล์ CSV เปิดด้วย Excel ได้

พิมพ์ใบเบิกจ่าย

พิมพ์ใบเบิกวัสดุตามแบบฟอร์มราชการเพื่อลงนาม ผู้เบิก 1 คนในวันเดียวกันได้ใบเบิก 1 หน้า

1. คลิกเมนู พิมพ์ใบเบิกจ่าย ด้านซ้ายของหน้าคือรายการ วันที่มีการเบิก วันล่าสุดอยู่บนสุด จัดกลุ่มตามเดือน แต่ละวันบอกชื่อผู้เบิก จำนวนใบเบิก และจำนวนรายการ
2. หาวันที่ได้เร็วขึ้นด้วยช่องเลือกเดือน หรือพิมพ์ชื่อผู้เบิก/ชื่อวัสดุในช่องค้นหา หากวันที่ต้องการไม่อยู่ในรายการ ใช้ช่อง "หรือระบุวันที่เอง" ด้านล่าง
3. คลิกวันที่ ระบบแสดงตัวอย่างใบเบิกด้านขวาทันที เลื่อนดูได้ทุกหน้า และกางหัวข้อ "ดูข้อมูลรายการที่จะพิมพ์" เพื่อตรวจรายการแยกตามผู้เบิก
4. เลือกวิธีออกเอกสาร:
   • พิมพ์ เปิดหน้าต่างพิมพ์ของเบราว์เซอร์
   • บันทึกเป็น PDF ดาวน์โหลดไฟล์ PDF
   • บันทึกเป็น Word ดาวน์โหลดไฟล์ Word เพื่อแก้ไขเพิ่มเติม

ทะเบียนคุมวัสดุ

บัญชีคุมความเคลื่อนไหวของวัสดุแต่ละรายการ ใช้ตรวจสอบและเก็บเป็นเอกสารประจำปี

1. คลิกเมนู ทะเบียนคุมวัสดุ
2. เลือก หมวดวัสดุ แล้วเลือก รายการวัสดุ ระบบแสดงทะเบียนทันที (หรือคลิก แสดงทะเบียน)
3. ตารางเรียงตามวันที่ แต่ละแถวบอกรับจาก/จ่ายให้ เลขที่เอกสาร จำนวนและมูลค่ารับ/จ่าย ยอดคงเหลือสะสม และราคาต่อหน่วย
4. คลิก ดูตัวอย่าง, พิมพ์, บันทึกเป็น PDF หรือ บันทึกเป็น Word

ทะเบียนครุภัณฑ์ e_LAAS

นำเข้ารายงานทะเบียนสินทรัพย์จากระบบ e_LAAS เพื่อดูจำนวน มูลค่า และค่าเสื่อมราคาของอาคาร สิ่งปลูกสร้าง และครุภัณฑ์

นำเข้าไฟล์จาก e_LAAS

1. ในระบบ e_LAAS เปิดรายงานทะเบียนข้อมูลสินทรัพย์ เลือก ประเภทสินทรัพย์ : ทั้งหมด และ ชนิดสินทรัพย์ : ทั้งหมด แล้วส่งออกเป็นไฟล์ Excel (F_AssetListing_Report.xlsx) ไม่ต้องแก้ไขไฟล์
2. ในระบบคลังวัสดุ คลิกเมนู ทะเบียนครุภัณฑ์ e_LAAS แท็บ นำเข้าไฟล์จาก e_LAAS
3. คลิก เลือกไฟล์ F_AssetListing_Report.xlsx
4. ตรวจ ข้อมูลจากไฟล์ (ชื่อหน่วยบริการ ปีงบประมาณ วันที่ของรายงาน) และ ผลการตรวจสอบไฟล์:
   • "ยอดรวมราคาสินทรัพย์ตรงกับแถว รวม ในรายงาน" คือไฟล์ครบถ้วน
   • คำเตือนสีส้ม เช่น ชื่อหน่วยบริการในไฟล์ไม่ตรงกับหน่วยบริการที่เข้าสู่ระบบ ให้ตรวจว่าเป็นไฟล์ของหน่วยบริการตนเองก่อนบันทึก
5. ตัวเลือก แทนที่ข้อมูลทั้งหมด ระบบติ๊กให้เมื่อไฟล์ส่งออกแบบ "ทั้งหมด" รายการที่จำหน่ายออกจาก e_LAAS แล้วจะถูกลบออกจากระบบด้วย ห้ามติ๊ก ถ้าไฟล์ส่งออกเฉพาะบางประเภท/ชนิด
6. คลิก ยืนยันการนำเข้าข้อมูล ระบบแจ้งจำนวนรายการที่เพิ่มใหม่ ปรับปรุง และลบ

นำเข้าซ้ำได้ทุกครั้งที่ข้อมูลใน e_LAAS เปลี่ยน ระบบจับคู่ด้วย รหัสสินทรัพย์ในระบบ รายการเดิมถูกปรับเป็นข้อมูลล่าสุด และดูประวัติการนำเข้าได้ที่ท้ายหน้านำเข้า

ดูทะเบียนครุภัณฑ์และค่าเสื่อมราคา

1. ด้านบนบอกหน่วยบริการ วันที่ของข้อมูล ปีงบประมาณ และการนำเข้าล่าสุด
2. การ์ดประเภทสินทรัพย์ (อาคาร / สิ่งปลูกสร้าง / ครุภัณฑ์) และ การ์ดจำนวนครุภัณฑ์แต่ละชนิด แสดงจำนวน ราคารวม และมูลค่าสุทธิ คลิกการ์ดเพื่อกรองรายการ คลิกซ้ำเพื่อยกเลิก
3. ตัวกรอง ค่าเสื่อมราคา:
   • ตัดค่าเสื่อมครบแล้ว มูลค่าคงเหลือไม่เกิน 1 บาท
   • ใช้งานเกินอายุการใช้งาน นับจากวันที่ได้มาถึงวันนี้เกินอายุที่กำหนด ใช้ประกอบการวางแผนจัดซื้อทดแทน
4. คลิกแถวในตารางเพื่อดูรายละเอียดทุกช่อง รวมถึงแหล่งเงินและการรับประกัน
5. คลิก Export to Excel เพื่อส่งออกรายการตามตัวกรองที่เลือก

ตั้งค่าผู้อนุมัติ

ชื่อและตำแหน่งที่ตั้งไว้จะพิมพ์ในช่องลงนามของใบเบิกทุกใบ ตั้งครั้งเดียวก่อนพิมพ์ใบเบิกครั้งแรก

1. คลิกเมนู ตั้งค่าผู้อนุมัติ
2. กรอก ชื่อ-สกุล ผู้จ่าย, ตำแหน่งผู้จ่าย, ชื่อ-สกุล ผู้อนุมัติ (ผอ.รพ.สต.) และ ตำแหน่งผู้อนุมัติ
3. คลิก บันทึกการตั้งค่า

ปัญหาที่พบบ่อย